不会被“抢”的公章:企业如何申请和使用电子印章?法律效力如何?

来源:畅律动态 作者:

目前,全国许多地方都在规范和加强电子印章的管理,如:

北京和上海将分别于2020年4月28日和2020年4月10日实施《优化营商环境条例》,明确北京和上海将在全市建立具有信息共享机制的电子印章系统;

鼓励企业根据实际需要自行选择使用实体印章或电子印章。在办理政务时,使用的电子签名与手写签名或印章具有同等法律效力;电子印章与实物印章具有同等法律效力;电子证书与纸质证书具有同等法律效力效果。

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在日益完善的商业市场环境下,电子印章的广泛应用将是一个不可或缺的重要趋势。

对企业来说,电子印章比“木头”公章更方便、高效、安全,不会出现“当当网公章被抢”的情况。

那么,企业应该如何申请和使用电子印章呢?法律效力又如何?

01、签订合同时,电子印章所签订的合同有没有效?

●《合同法》规定,企业签订合同时,自盖章或签字时生效。

●《电子签名法》规定,企业在合同中明确约定可使用电子签名或印章的,不得仅因为其采用电子形式而否定其法律效力。

●《电子签名法》规定,电子签名同时符合专有性、控制性、可被发现性的,才被视为可靠的电子签名,可靠的电子签名与手写签名具备同等法律效力。

综上,只要“可靠的电子签名”,即具有法律效力。

02、什么是“可靠的电子签名”?

《电子签名法》规定,电子签名需要符合以下规定的,可视为“可靠的电子签名”:

 1.电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;

 2.签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;

 3.签署后对电子签名的任何改动能够被发现;

 4.签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

这个规定太抽象,我们尝试用技术性的手段来举个例子。

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从技术的角度而言,电子签名的实现方式有可能包括:

1.基于PKI(Public Key Infrastructure,即公钥基础设施)的公钥密码技术的数字签名;

2.以生物特征(手纹、声音、虹膜)提取数据为基础的签名;

3.个让收件人能识别发件人身份的密码代号、密码或个人识别码PIN;

目前,上述第1种实现方式已经被司法实践直接认定有效。

第1种实现方式的核心是数字签名、权威认证机构(CA)和可信时间戳,该方式是利用密码学成果,借助技术手段保证电子签名的可靠性,也是目前世界范围内最广为接受的电子签名实现方法之一。

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真实案例

在重庆某商贸公司与成都某涂料有限公司买卖合同纠纷一案中,涂料公司(甲方)与商贸公司(乙方)通过第三方认证平台以电子签章方式签订销售合同,其中约定:乙方应在当月月末之前在对账单上进行电子签章,双方共同认可上述对账单效力适用于本合同项下乙方全部的应付款

争议焦点:商贸公司的案涉电子签章是否合法有效。

法律分析:法院认为,电子签名同时符合《电子签名法》第十三条规定的,视为可靠的电子签名。可靠的电子签名与手写或者盖章具有同等的法律效力。

首先 商贸公司与涂料公司之间存在实际履行的买卖合同关系,而盖有案涉电子印章的对账单内容与实际履行的交货单内容一致,互相印证。

其次 案涉电子印章数据存证平台的经营者杭州天谷信息科技有限公司对案涉电子印章进行了查证,证实文档中所有的签名/签章自签署以来未被篡改,文档自签名完成后未被篡改,且商贸公司并未举证证明公司的电子印章数据已经失密或者可能已经失密的相应证据。

审判结果:法院认定电子印章真实、合法,案涉合同成立并生效。

03、法律顾问指引

综上,企业可以从如下方面完善电子印章的管理和使用:

1、使用“可靠的电子签名”。

(1)我们发现很多企业正在使用的“电子印章”并非正真法律意义上的电子印章,有可能仅是一张图片,其图片根本没有上述的技术数据;
例如通过Photoshop等工具加上的图形无法单击得出“合同文档是否被修改过”的信息;即使真的是“我们公司”自己用画图做出来的图形也无法作为可靠的电子签名;
因为无法区分是否为拥有同样画图技术的第三人做的,更无法认定电子签名制作数据用于电子签名时,属于“我们公司”专有、仅由“我们公司”控制。
当出现纠纷或者诉讼时,难以被认定为真实性和合法性。

(2)谨慎选择第三方认证机构。

发生纠纷后,法院往往关注电子认证服务机构是否已取得相应资质、电子数据是否已通过认证机构的认证等因素,审查判断该电子签名是否属于可靠的电子签名。
因此,我们企业在选择第三方机构时,可以在企业信息查询系统查询该机构的相关信息,确认该机构具有为企业及个人提供在线电子合同签署及托管的资质。
建议选择比如权威第三方CA机构提供数字签名服务或设置数字签名专用口令等方式。

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2、商业交易合同明确约定双方可以使用电子签名及电子印章作为意思表示。

3、妥善保管电子签名制作数据和相关认证材料(如客户开户申请书、账户信息、电子合同、数字签名认证书、认证机构资质证书、第三方证明等)。
当企业办理了电子签名证书,应当对其妥善保管,不随意出借他人或者丢弃。当用以制作电子签名的数据已经被公开或者即将被其他公众知晓时,应当及时告知相关各方,并终止使用。

4、及时关注当地最新政策。

及时了解当地政务实况,确定电子印章在当地城市开始适用的时间与当地政府对电子印章的管理规定,合法合规的使用电子印章,避免因印章无效给企业造成损失。
当然,发生这个问题时,及时咨询法律顾问,也帮助企业以正确的法律手段以及救济途径去最大程度保护自身合法权利。

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